تتنوع نظم معالجة البيانات التي يعمل في ظلها المدققون بين نظم فورية تسجل المعاملات وقت حدوثها، ونظم دفعات تعالج المعاملات في مجموعات عبر الزمن، ويترتب على اختيار أي من النظامين آثار مباشرة في جودة التدقيق ومخاطره، ومن هنا هدفت هذه المقالة إلى فحص العوامل المؤثرة في اختيار نظم المعالجة الفورية أو نظم الدفعات في التدقيق، وإصدار أحكام حول أثر هذا الاختيار في جودة التدقيق، وتقديم توصيات حول الحالات المناسبة لاستخدام كل نظام
أولًا: أهداف الدراسة ومنهجيتها
تناولت الدراسة العلاقة بين نظم معالجة البيانات وجودة التدقيق، وقاست وقيمت تأثير العوامل المختلفة في اختيار النظامين وأثرهما في الجودة، فتدقيق القوائم المالية قد يجري في بيئة نظم فورية تسجل المعاملات لحظة وقوعها أو نظم دفعات تعالجها مجمعة على فترات، كما قد يشمل التدقيق التشغيلي اختبار نظام فوري يراقب الأنشطة ويضبطها لحظيًا أو نظام دفعات يجمع البيانات التشغيلية دوريًا، وتقع بيئة العميل ونظام معالجته للبيانات في صميم تخطيط المدقق لإجراءاته وطبيعة الأدلة التي يجمعها، ويتوقف الاختيار بين النظامين على عوامل منها توافر البيانات وجودتها، وتعقيد النظام، ومستوى مخاطر التدقيق
وتتضح الفروق الجوهرية بين النظامين في توقيت توافر المعلومات للمدقق، ففي النظم الفورية يمكن فحص المعاملة لحظة تسجيلها تقريبًا، بينما لا تتاح بيانات نظم الدفعات إلا بعد تجميعها ومعالجتها في دورات زمنية، وينعكس هذا الفارق على طبيعة أدلة التدقيق التي يمكن جمعها وعلى توقيت اكتشاف الأخطاء، كما ينعكس على علاقة المدقق بإدارة العميل، إذ يستطيع في البيئة الفورية مناقشة الملاحظات وتصحيحها أولًا بأول بدلًا من اكتشافها بعد إقفال الفترات
ثانيًا: أبرز النتائج
أظهرت الدراسة أن النظم الفورية تتضمن غالبًا خصائص تحقق وضبط مدمجة تساعد في كشف الأخطاء أو الاحتيال فورًا، بما يتيح إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب، ومن ثم يستطيع المدققون خفض مخاطر التدقيق وتحسين جودته العامة عند استخدام النظم الفورية، ويعني هذا الفارق أن مخاطر التدقيق لا تتحدد بمهارة المدقق وحده، بل بطبيعة النظام الذي يعالج بيانات العميل أيضًا، وفي المقابل قد تحد نظم الدفعات من وصول المدققين إلى معلومات محدثة، فيضطرون إلى الاعتماد على أساليب المعاينة أو الاستقراء لجمع أدلة التدقيق، ويحتاجون عند العمل معها إلى إجراءات إضافية وحكم ذاتي أكبر، بما قد يرفع مخاطر التدقيق ويخفض جودته، وخلصت الدراسة إلى أن خصائص البيانات وطبيعة الاختبارات وأداءها وتوقيت تقديم المعلومات والموارد المتاحة عوامل تؤثر جميعها في قرار استخدام أي من النظامين
وتنبع أهمية هذه المقارنة من أن كثيرًا من المنشآت ما تزال تعمل بنظم دفعات في بعض عملياتها رغم انتشار النظم الفورية، فيجد المدقق نفسه أمام بيئات مختلطة تستدعي فهمًا دقيقًا لخصائص كل نظام، كما أن قرار المنشأة ذاتها بالتحول من نظام إلى آخر ينبغي أن يراعي آثار التحول في الرقابة الداخلية وقابلية التدقيق، فالنظام الأحدث ليس دائمًا الأفضل ما لم تصاحبه ضوابط تحقق ملائمة وكفاءات قادرة على تشغيله ومراجعته
ثالثًا: دلالات الدراسة وتطبيقاتها
تنطوي الدراسة على دلالات نظرية وعملية، فهي تساعد القراء على فهم كيفية تطبيق النظم الفورية ونظم الدفعات في التدقيق، ويعين تطوير نظرية النظامين الجهات على فهم كيفية تسجيل المعاملات وقت حدوثها أو معالجتها على دفعات لاتخاذ تدابير ضبط وتحقق متكاملة تكشف الأخطاء والاحتيال فورًا، وعلى المستوى العملي تساعد النتائج شركات التدقيق في تصميم إجراءات تتناسب مع طريقة عملائها في معالجة البيانات بما يقلل مخاطر التدقيق ويرفع جودته، كما يساعد فهم طريقتي المعالجة المنشآت عمومًا في ضبط معلوماتها وضمان دقتها وملاءمتها، وتزداد أهمية هذا الفهم مع تحول منشآت كثيرة إلى النظم الفورية وتحديث بنيتها المعلوماتية باستمرار، وتفتح الدراسة آفاقًا لحلول عملية وأفكار لبحوث مستقبلية
ومن زاوية التعليم والتدريب المهني، تستدعي هذه الفروق أن تتضمن برامج تأهيل المدققين تدريبًا مخصصًا على خصائص كل نظام وعلى الإجراءات البديلة عند غياب المعلومات المحدثة، كما تستدعي مكاتب التدقيق عند قبول عملاء جدد أن تقيم نظم معالجتهم للبيانات ضمن تقييم مخاطر الارتباط ذاته، فطبيعة النظام جزء من بيئة الرقابة التي سيعمل المدقق داخلها طوال مهمته
وخلاصة القول إن اختيار نظم المعالجة الفورية أو نظم الدفعات في التدقيق قرار تؤثر فيه خصائص البيانات وتعقيد النظم ومستوى المخاطر، وإن النظم الفورية بخصائصها الضبطية المدمجة تدعم جودة تدقيق أعلى ومخاطر أدنى، بينما تستدعي نظم الدفعات إجراءات إضافية وحكمًا ذاتيًا أوسع من المدققين
